KM-Geld Abrechnung in Excel – kostenlose Vorlage

Starte im Blatt „Kilometerabrechnung“. Trage oben deine Stammdaten ein – Name, Abteilung, Kennzeichen, Abrechnungsmonat. Das ist die Basis für einen sauberen Beleg. Dann wechsle in „Tarife & Einstellungen“: Hinterlege dort deine Kilometer-Sätze (z. B. 0,30 € für Pkw, 0,20 € für Motorrad) und – falls nötig – interne Firmensätze oder Gültigkeitszeiträume. Dadurch rechnet die Vorlage später automatisch korrekt.

Zurück in der Abrechnung füllst du jede Fahrt in einer Zeile: Datum, Start und Ziel, Zweck/Projekt, Fahrzeugtyp sowie die gefahrenen Kilometer (entweder als Differenz aus Anfang/Ende oder direkt als Distanz). Notizen helfen, Besonderheiten festzuhalten – etwa Baustellenumwege oder Kundenkürzel. Die Summenfelder aktualisieren sich von selbst; du siehst sofort, was der Monat bringt.

Zum Monatsende prüfst du die Liste kurz durch, schließt ab, und exportierst als PDF. Unterschrift drunter – fertig für die Buchhaltung. Kleiner Tipp aus der Praxis: Lege dir pro Monat eine Datei an (YYYY-MM_KM-Abrechnung_Name.xlsx). Das spart später viel Suchzeit.

Wir werden oft gefragt, wie man Kilometergeld korrekt abrechnet. Der wichtigste Punkt zuerst: KM-Geld (Kilometergeld) ist die Erstattung für dienstliche Fahrten mit dem privaten Fahrzeug. Das ist etwas anderes als die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) für den Arbeitsweg – die gehört in die Steuererklärung und nicht in die Reisekostenabrechnung. Für dienstliche Fahrten erkennt die Finanzverwaltung in der Praxis pauschale Kilometer-Sätze an, typischerweise 0,30 € pro Kilometer für Pkw und 0,20 € für Motorrad/Moped (lohnsteuerliche Richtlinien). Unternehmen können intern höhere oder eigene Sätze definieren, sollten dann aber die steuerlichen Auswirkungen prüfen.

Warum eine Excel-Vorlage? Weil es auf saubere, nachvollziehbare Daten ankommt: Datum, Zweck, Start/Ziel, gefahrene Kilometer, Fahrzeug. Wenn diese Angaben vollständig sind, sinken Rückfragen der Buchhaltung deutlich. Unsere Vorlage führt durch genau diese Informationen und rechnet daraus automatisch die Erstattung. Falls du projektbezogen abrechnest, ergänze im Zweck-Feld das Projekt oder den Kunden – so lässt sich die Fahrt später eindeutig zuordnen.

Unser Tipp aus der Praxis: Wenn dieselbe Strecke häufiger vorkommt (z. B. Büro → Kunde A), nutze klare Kürzel im Notizfeld. Dadurch bleibt der Prüfpfad schlüssig – ein Punkt, den Betriebsprüfer schätzen. Und ja, die Vorlage ist bewusst „Excel-klassisch“ gehalten: robust, verständlich, kompatibel.

Im Blatt „Kilometerabrechnung“ erfasst du die Fahrten. Oben stehen persönliche Angaben und Fahrzeugdaten, darunter die Fahrtenliste. Formatierungen und dezente Hervorhebungen sorgen dafür, dass nichts übersehen wird. Wir haben die Felder so gewählt, wie es die Praxis verlangt: Datum, Zweck, Start/Ziel, km-Start/km-Ende oder direkt die Distanz, plus ein Notizfeld. Summenfelder am Ende zeigen dir Gesamtkilometer und Erstattungsbetrag für den Monat – ideal für die Freigabe.

„Tarife & Einstellungen“ ist das Herzstück für die korrekte Berechnung. Hier hinterlegst du die Kilometer-Sätze je Fahrzeugtyp. Viele Unternehmen nutzen 0,30 € (Pkw), manche setzen intern abweichende Sätze fest. Trage einfach den für dich gültigen Satz ein – die Berechnung passt sich automatisch an. Das macht die Vorlage flexibel für Angestellte, Freiberufler und Vereine.

Im Blatt „Anleitung“ haben wir die wichtigsten Schritte und Tipps zusammengefasst. Klingt banal, spart aber Zeit im Alltag. Außerdem sorgen klare Farben und saubere Ränder in der gesamten Datei für Orientierung. Ergebnis: weniger Tippfehler, weniger Nachfragen – und eine KM-Geld-Abrechnung, die auf den ersten Blick sitzt. Genau darum geht es bei unserer km geld abrechnung vorlage excel kostenlos.

Wir sehen die Vorlage täglich im Einsatz – quer durch Branchen. Der Außendienst dokumentiert Kundenbesuche, Handwerker erfassen Fahrten zu Baustellen, Pflege- und Sozialdienste halten Touren zu Klienten fest, Berater und Freelancer rechnen Projektfahrten ab. Was überall gleich ist: Es muss schnell gehen und am Ende verlässlich sein.

Unser Workflow-Vorschlag: Jeder Mitarbeitende führt die eigene Datei monatsweise. Am Monatsende PDF-Export, Unterschrift, an die Buchhaltung – optional ergänzt um Belege wie Park- oder Mautquittungen. Wer interne Freigaben braucht (Teamleitung, Projektleitung), kann die Summenseite mit unterschreiben lassen. In der Praxis hilft es, Projektcodes direkt im Zweck-Feld zu notieren – so verbucht die Buchhaltung ohne Extra-Rückfrage auf das richtige Kostenstellen- oder Projektergebniskonto.

Freiberufler nutzen die Vorlage gern als Nachweis fürs Finanzamt. Wichtig: Für den Arbeitsweg gilt die Entfernungspauschale in der Einkommensteuer – die rechnen wir in dieser Vorlage bewusst nicht als KM-Geld ab. Wer beides sauber trennen will, setzt im „Zweck“-Feld klare Begriffe (Dienstreise vs. Arbeitsweg) und hinterlegt für den Arbeitsweg in „Tarife & Einstellungen“ keinen Erstattungssatz. So bleibt die Abrechnung wasserdicht.

Wir entwickeln Vorlagen, die dem Alltag standhalten – inklusive Prüfungen. Drei Dinge machen den Unterschied: Vollständigkeit, Archivierung, Nachvollziehbarkeit. Erstens: Ohne Datum, Zweck, Start/Ziel, Kilometerangaben wird jede Abrechnung angreifbar. Unsere Felder sind deshalb genau so gesetzt. Zweitens: Ablage. Exportiere am Monatsende ein PDF (ideal: PDF/A), unterschreibe und archiviere es strukturiert (z. B. Jahr/Monat/Mitarbeiter). Für steuerrelevante Unterlagen empfehlen wir die Aufbewahrung nach GoBD – in der Regel 10 Jahre bei buchführungspflichtigen Unternehmen. Drittens: Nachvollziehbarkeit. Nutze das Notizfeld für Besonderheiten und halte Projekt-/Kundenzuordnungen fest.

DSGVO? In der Datei stehen personenbezogene Daten (Name, Kennzeichen). Deshalb: Speichere lokal oder in einem DSGVO-konformen Speicher, vergib Zugriffsrechte restriktiv und nutze bei Bedarf den Excel-Blattschutz, um Eingabebereiche zu sichern. Wichtig: Blattschutz ist Komfort, kein Sicherheitsersatz – die Zugriffssteuerung regelt ihr im System.

Noch ein Profi-Tipp: Wenn ihr firmeneigene Kilometer-Sätze nutzt, dokumentiert diese in „Tarife & Einstellungen“ mit Gültigkeitsdatum und interne Richtlinie als Notiz. Das reduziert Diskussionen bei Audits. Und falls ihr zwischen Kilometergeld und tatsächlichen Fahrzeugkosten wechselt, legt zwei Tarifsätze an und kennzeichnet eindeutig, welcher Modus im Monat gilt.