Mietaufstellung Vorlage Excel: Klarheit für Vermieter

Starten Sie im Blatt „Stammdaten“. Tragen Sie Vermieterangaben (Name/Firma, Adresse, Kontakt, Steuernummer, IBAN) ein und ergänzen Sie die Objektinfos (Adresse, Einheitenanzahl, Baujahr, Wohnfläche gesamt). Das sorgt für einheitliche Kopfzeilen und saubere Druckansichten.

Wechseln Sie in „Mietaufstellung“. Legen Sie pro Einheit eine Zeile an: Einheits-ID, Mietername, Mietbeginn, Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Fälligkeit. Unsere Vorlage nutzt Dropdowns, damit Fälligkeits- und Statusangaben einheitlich bleiben.

Monatlich erfassen Sie nur noch die Ist-Zahlung: Datum, Betrag, Vermerk. Der Rest passiert automatisch – Soll/Ist-Vergleich, offene Posten, Mahnstufen-Status. Die bedingte Formatierung macht Rückstände sichtbar. Die Diagramme zeigen Trends der letzten Monate.

Tipp aus der Praxis: Arbeiten Sie mit festen Einheits-IDs und notieren Sie Mieterwechsel per Datum im Vermerk. Für den Steuerberater exportieren Sie die Liste als PDF, speichern die Datei versionsiert ab und legen pro Jahr eine Kopie an. So bleiben Sie GoBD-bewusst und revisionsfreundlich.

Eine gute Mietaufstellung ist mehr als eine Liste mit Namen und Beträgen. In der Praxis hat sich eine klare Struktur bewährt: Einheits-ID (z. B. OG links), Mieter, Mietbeginn, Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Fälligkeit (meist zum 3. Werktag), Soll/Ist-Vergleich, Rückstand, Status/Mahnstufe und ein Feld für Vermerke. Für die Betriebskostenabrechnung sind außerdem Wohnfläche und ggf. Umlageschlüssel relevant, um später sauber aufteilen zu können.

Warum diese Felder? Weil sie direkt auf typische Anforderungen einzahlen: Für die Anlage V der Steuererklärung und die EÜR brauchen Sie nachvollziehbare Einnahmenlisten. Für die Kommunikation mit Mietern hilft ein einheitlicher Status (z. B. bezahlt/teilweise/offen). Für den Jahresabschluss sind Summen je Einheit und Gesamtobjekt entscheidend. Unsere mietaufstellung vorlage excel übernimmt die Rechenarbeit: Summen, Differenzen, Monatsfilter – alles vorbereitet.

Ein bewährter Tipp: Arbeiten Sie mit fixen IDs statt nur mit Wohnungsbezeichnungen, und dokumentieren Sie Mieterwechsel mit Datum im Vermerk. So behalten Sie den Verlauf bei Fluktuation im Blick. Und wenn Sie mit mehreren Objekten arbeiten, nutzen Sie ein Stammdatenblatt pro Objekt oder filtern Sie nach Objektkennung – beides wird von unserer Struktur unterstützt.

Wir werden oft gefragt: „Darf ich das so in Excel abbilden?“ Kurz: Ja – wenn Sie DSGVO- und GoBD-Grundsätze beachten. Die DSGVO fordert Datenminimierung und Schutz personenbezogener Informationen. Darum trennen wir in der Vorlage Stammdaten (Name, Kontakt) von der laufenden Erfassung (Zahlstatus). Sensible Daten wie Ausweisinformationen gehören nicht in die Aufstellung. Nutzen Sie Passwortschutz für die Datei, Blattschutz für Formeln und speichern Sie die Datei lokal oder in einer DSGVO-konformen Cloud mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

GoBD-relevant wird es, wenn Sie gewerblich vermieten oder über eine Gesellschaft verwalten. Dann sind Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen zentral. In der Praxis heißt das: Arbeiten Sie versioniert (z. B. YYYY-MM), vergeben Sie eine interne Vorgangsnummer pro Monat und exportieren Sie periodisch PDF-Reports für die Ablage. Unsere mietaufstellung vorlage excel unterstützt das mit gesperrten Formeln, klaren Eingabebereichen und druckfertigen Seiten. Für den Steuerberater sparen Sie Zeit, weil Soll-/Ist und offene Posten sauber ausgewiesen sind.

Noch ein Punkt aus der Praxis: Legen Sie ein einfaches Backup-Schema fest (z. B. wöchentlich), protokollieren Sie Korrekturen im Vermerkfeld mit Datum/Initialen und beschränken Sie Zugriffe. So bleiben Sie prüfungsfest – ohne zusätzliches Tooling.

In der Realität entscheiden Details: Eine verspätete Zahlung, zwei Teilbeträge, dann der Anruf am Monatsende. Unsere Vorlage bildet diese Situationen ab, ohne zu überfrachten. Nebenkostenvorauszahlungen sind getrennt erfasst, damit Sie am Jahresende die Betriebskosten korrekt verrechnen können. Der Soll/Ist-Abgleich passiert automatisch; die Rückstandsampel markiert offene Beträge. So sehen Sie sofort, wo Sie handeln müssen.

Für das Mahnwesen empfehlen wir einen einfachen Dreiklang: Erinnerung nach Fälligkeit, 1. Mahnung nach § 286 BGB, 2. Mahnung mit Ankündigung weiterer Schritte. Hinterlegen Sie Mahnstufen als Dropdown – die Vorlage unterstützt konsistente Begriffe. Verzugszinsen lassen sich über ein Zusatzfeld abbilden; wir zeigen Ihnen in der Anleitung, wie Sie dafür eine separate Spalte nutzen.

Praxis-Tipp: Stimmen Sie monatlich mit dem Kontoauszug ab. Wer SEPA-Lastschrift nutzt, kann Abweichungen sofort erkennen und Korrekturbuchungen dokumentieren. Unsere mietaufstellung vorlage excel hält dazu ein Vermerkfeld bereit. Am Quartalsende erzeugen Sie einen PDF-Auszug (Gesamt und je Einheit) – damit sind Rückfragen von Mietern, Hausverwaltung oder Steuerberatung schnell beantwortet.

Viele starten klein – eine Eigentumswohnung, ein erstes Mehrfamilienhaus. Genau dort fühlt sich unsere Vorlage zuhause. Ein Objekt mit fünf Einheiten? Legen Sie pro Einheit eine Zeile an, identifizieren Sie diese sauber (z. B. 01-OG-L) und arbeiten Sie mit Monatsfiltern. Bei mehreren Objekten hat sich bewährt: Entweder je Objekt ein eigenes Dateiexemplar mit Stammdaten oder ein zentrales File mit Objektkennung in der Mietaufstellung. Beides funktioniert, solange die IDs klar sind.

Wächst der Bestand, bleibt Excel weiterhin stark – gerade für 5–50 Einheiten. Sie können das Tabellenblatt „Mietaufstellung“ duplizieren (je Objekt eine Ansicht) oder alles in einer Liste führen und mit Filtern arbeiten. Unsere Diagramme (Balken, Linie, Kreis) geben schnellen Überblick über Einnahmentrends und Anteile der Einheiten. Das hilft bei Bankgesprächen, internen Reportings oder wenn Sie die Wirtschaftlichkeit je Einheit betrachten.

Mieterwechsel? Tragen Sie ein Enddatum im Vermerk ein, setzen Sie den Status auf „leerstehend“ und belassen Sie die Historie – das ist für EÜR/Anlage V und spätere Nachweise Gold wert. Übrigens: Viele unserer Kunden exportieren quartalsweise eine CSV/PDF für den Steuerberater. So bleibt der Übergang in DATEV & Co. reibungslos, ohne dass Sie Ihr System umstellen müssen.