Tourenplan Excel - Kostenlose Vorlage

1. Öffne die Datei und wechsle im Blatt Dashboard zur Kennzahlenübersicht. Der angezeigte Stand ist mit 21.07.2026 datiert.
2. Trage jede geplante Lieferung in einer eigenen Zeile des Blatts Touren ein. Verwende dabei die vorgesehenen Spalten und lasse keine Tour versehentlich außerhalb des ausgewerteten Bereichs stehen.
3. Pflege insbesondere die Entfernung in Spalte H, die Kraftstoffkosten in Spalte M, den Status in Spalte N und die Auslastung in Spalte O.
4. Verwende für den Status die Bezeichnungen Abgeschlossen oder Verspätet, wenn die Tour im Dashboard gezählt werden soll. Andere Schreibweisen werden von der COUNTIF-Auswertung nicht erfasst.
5. Prüfe nach der Eingabe das Dashboard. Bei 10 Touren mit jeweils 42 km muss die Gesamtdistanz beispielsweise 420 km betragen.
6. Aktualisiere Status und Auslastung nach der Rückmeldung des Fahrers. So bleiben Verspätungsquote und durchschnittliche Fahrzeugauslastung für die Tagesbesprechung aussagekräftig.

Ein Tourenplan ist in der täglichen Disposition die Verbindung zwischen Auftragseingang, Lager und Fahrer. Die Disponentin übernimmt beispielsweise morgens 8 Lieferaufträge, ordnet sie den verfügbaren Fahrzeugen zu und dokumentiert im Blatt Touren Entfernung, Kraftstoffkosten, Status und Auslastung. Das Dashboard liefert anschließend die gemeinsame Sicht für Disposition und Betriebsleitung.

Für einen regionalen Getränkehändler können 10 Touren mit jeweils 35 bis 60 km entstehen. Bei 420 Gesamtkilometern und einem angenommenen Verbrauch von 9 Litern je 100 km ergibt sich ein Kraftstoffbedarf von 37,8 Litern. Den Preis pro Liter berechnest du außerhalb der vorhandenen Dashboard-Formeln oder pflegst die bereits vorgesehene Kostenspalte M direkt mit dem tatsächlich verwendeten Betrag.

Geeignet für unterschiedliche Lieferprozesse

Ein Großhandel nutzt den Plan für feste Kundengebiete, eine Bäckerei für Filialbelieferungen und ein Sanitärbetrieb für Materialfahrten zu Baustellen. Auch eine Spedition mit wenigen regionalen Zustellungen kann die Datei als einfache Tagesübersicht verwenden, solange die Tourenanzahl im ausgewerteten Bereich von Zeile 2 bis 11 bleibt.

Der Status bildet den operativen Abschluss ab: Abgeschlossen bedeutet, dass die Lieferung dokumentiert zurückgemeldet wurde; Verspätet weist auf eine Abweichung vom geplanten Zeitfenster hin. Mit 7 abgeschlossenen und 2 verspäteten Touren bei 10 befüllten Zeilen erkennst du sofort, dass eine Tour noch offen ist. Genau diese Abweichung ist für die Nachbearbeitung wichtiger als eine lange Liste einzelner Fahrertelefonate.

Übergabe zwischen Lager und Fahrer

Vor der Abfahrt prüft die Lagerleitung, ob die Ware vollständig kommissioniert und dem richtigen Fahrzeug zugeordnet ist. Nach der Rückkehr ergänzt die Fahrerin den Status und die tatsächlichen Kosten. Der Disponent sieht im Dashboard, ob beispielsweise 420 km geplant, 395 km gefahren und 8 Touren abgeschlossen wurden.

Ein Tourenplan kann personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen von Fahrern, Telefonnummern, Fahrzeugkennzeichen oder genaue Lieferadressen. Für die Verarbeitung gelten die DSGVO und das BDSG; als Rechtsgrundlage kommt im Arbeitsverhältnis regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO in Betracht, wenn die Daten zur Durchführung der Lieferung oder zur Organisation des Betriebs erforderlich sind.

Beschränke die Datei auf die Informationen, die der konkrete Workflow benötigt. Eine private Telefonnummer des Fahrers gehört nicht automatisch in den Tourenplan, wenn die Disposition über eine dienstliche Nummer läuft. Bei 10 Touren und jeweils 3 Kontaktfeldern entstehen bereits 30 personenbezogene Einträge, die gegen unberechtigte Weitergabe geschützt werden müssen.

Aufbewahrung und Zugriff

Lege fest, wer die Datei ändern darf und wer nur das Dashboard liest. Ein passwortgeschützter Speicherort mit individuellen Zugriffsrechten ist einer unverschlüsselten Datei im allgemein zugänglichen Netzlaufwerk vorzuziehen. Das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO ist relevant, wenn der Lieferbetrieb die Verarbeitung systematisch dokumentieren muss; bei einer Datenpanne ist Art. 33 DSGVO mit der Meldefrist von grundsätzlich 72 Stunden zu beachten.

Arbeitszeitdaten dürfen nicht aus einer simplen Auslastungskennzahl abgeleitet werden. Für Fahrer im gewerblichen Güter- und Personenverkehr sind insbesondere die Vorgaben der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 zu Lenk- und Ruhezeiten sowie die Aufzeichnungspflichten nach dem Fahrpersonalrecht zu berücksichtigen. Eine Tour mit 420 km darf deshalb nicht allein nach Kilometerleistung geplant werden: Bei durchschnittlich 60 km/h wären 7 Stunden reine Fahrzeit anzusetzen, hinzu kommen Lade-, Warte- und Übergabezeiten.

Warum die Excel-Datei kein Ersatz für Fahrerkarten ist

Das Dashboard zählt Statuswerte und summiert Kilometer oder Kosten. Es dokumentiert jedoch weder Pausen noch Lenkzeitunterbrechungen rechtsverbindlich. Für die gesetzlich erforderlichen Nachweise verwendest du die vorgeschriebenen Aufzeichnungen und nutzt den Excel-Plan nur als Dispositions- und Controllinghilfe.

In der Praxis entstehen die größten Abweichungen nicht durch SUMME, sondern durch uneinheitliche Eingaben. Der Status Abgeschlossen wird etwa einmal mit abgeschlossen, einmal mit Erledigt und einmal mit einem Leerzeichen am Ende geschrieben. COUNTIF erkennt dann nur die exakt passende Schreibweise und zeigt bei 8 tatsächlich beendeten Touren möglicherweise nur 5 an.

Falsche Kilometer und Kosten

Ein häufiger Fehler ist die Mischung aus Hin- und Rückweg. Wenn eine einfache Strecke 24 km beträgt, aber nur 24 statt 48 km für die Rückkehr zum Depot eingetragen werden, fehlen bei 10 gleichartigen Touren insgesamt 240 km. Ebenso werden Kraftstoffkosten manchmal als 0,85 für 85 Cent oder als 85 für 85 Euro eingetragen. Lege intern eine einheitliche Einheit fest: Kilometer als Zahl und Kosten als Eurobetrag, beispielsweise 63,40 €.

Kontrolliere außerdem, ob Kilometer- und Kostenwerte wirklich in H beziehungsweise M stehen. Das Dashboard summiert ausschließlich H2:H11 und M2:M11. Eine elfte Tour in Zeile 12 kann in der Tabelle stehen, wird von den fest hinterlegten Auswertungen aber nicht berücksichtigt. Für einen Tagesplan mit 12 Lieferungen ist das ein konkreter Grund, die Formelbezüge zu erweitern.

Auslastung nicht mit Lieferanzahl verwechseln

Eine Auslastung von 90 % beschreibt nicht automatisch 9 von 10 Stopps. Sie kann sich auf Volumen, Gewicht, Palettenplätze oder das verfügbare Ladevolumen beziehen. Wenn Fahrzeug A 18 von 20 Palettenplätzen nutzt, entspricht das 90 %; Fahrzeug B mit 9 von 10 Plätzen ebenfalls. Beide Touren sind rechnerisch gleich ausgelastet, obwohl die absolute Liefermenge verschieden ist.

Auch leere Auslastungsfelder verfälschen die Interpretation des Durchschnitts. Bei den Werten 80 %, 90 % und 0 % beträgt der Mittelwert 56,7 %, nicht 85 %. Trage daher eine echte Null nur ein, wenn die Tour tatsächlich ohne Auslastung gefahren wurde; fehlende Rückmeldungen sollten nicht als 0 % behandelt werden.

Die Vorlage ist als kompakte Tagesübersicht angelegt. Für einen Fuhrpark mit 6 Fahrzeugen und durchschnittlich 10 Touren pro Tag reichen 60 Zeilen pro Woche nicht dauerhaft aus. Du kannst deshalb die Bereiche in den Dashboard-Formeln von A2:A11, H2:H11, M2:M11, N2:N11 und O2:O11 auf einen größeren Bereich erweitern, etwa bis Zeile 501 für 500 Touren.

Spalten sinnvoll ergänzen

Ergänze im Blatt Touren nur Felder, die du tatsächlich auswertest. Praktisch sind eine Auftragsnummer, Lieferdatum, Fahrer, Fahrzeug, Startdepot, Liefergebiet, geplante Ankunft, tatsächliche Ankunft und ein Reklamationskennzeichen. Für eine Tour mit drei Stopps kannst du die Stopps entweder in einer eigenen Detailtabelle führen oder die wichtigste Information in der Tourenzeile zusammenfassen.

• Nutze eine einheitliche Fahrzeug-ID wie F-01 bis F-06 statt freier Bezeichnungen.
• Definiere Statuswerte vorab als Offene Tour, Unterwegs, Abgeschlossen oder Verspätet.
• Formatiere Kilometer und Kosten als Zahlen, damit SUMME nicht durch Textwerte gestört wird.
• Dokumentiere die Berechnungsgrundlage der Auslastung, zum Beispiel Palettenplätze oder Kilogramm.

Dashboard erweitern

Zusätzliche Kennzahlen können Lieferungen pro Fahrzeug, durchschnittliche Kilometer je Tour oder Kraftstoffkosten je Kilometer zeigen. Bei 1.260 € Kraftstoffkosten und 4.200 km liegt der Wert bei 0,30 € je Kilometer. Für die operative Steuerung ist dieser Kennwert oft aussagekräftiger als die Gesamtkosten allein, weil er Touren mit unterschiedlicher Entfernung vergleichbar macht.

Wenn du mehrere Tage auswertest, empfehle ich eine Datumsspalte und getrennte Tages- oder Wochenfilter statt einer ständig überschriebenen Datei. Sichere Monatsstände beispielsweise am letzten Arbeitstag und benenne sie mit dem tatsächlichen Zeitraum. Bei personenbezogenen Daten solltest du alte Dateien nicht unkontrolliert vervielfältigen, sondern Zugriffsrechte und Löschfristen dokumentieren.

Für die Ablage des Monatsstands gehört die Warenausgangsdokumentation oft gleich mit in denselben Ordner, damit Lieferungen und Auswertungen sauber zusammenbleiben.