Weinliste Excel - Kostenlose Vorlage

1. Trage deine Weine im Blatt Weindaten ein. Erfasse die wichtigsten Stammdaten wie Sorte, Herkunft, Jahrgang, Preis und Bestand.
2. Pflege Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge. So kannst du sofort sehen, welche Positionen wirtschaftlich stark oder schwach sind.
3. Nutze das Dashboard auf Übersicht, um Lagerwert, Durchschnittspreis und Sortenverteilung zu prüfen.
4. Kontrolliere die Spalte für Nachbestellbedarf. Wenn dort „Ja“ steht, solltest du die Position zeitnah prüfen oder nachbestellen.
5. Aktualisiere Bestände nach Wareneingang, Verkauf oder Inventur. So bleiben Kennzahlen und Diagramme sauber.
6. Erweitere die Liste bei Bedarf um zusätzliche Sorten, Lieferanten oder Lagerorte, wenn dein Sortiment wächst.

Die Vorlage ist für den täglichen Einsatz in Gastronomie, Handel und bei ambitionierten Privatsammlern gebaut. Du pflegst pro Position die relevanten Stammdaten, also etwa Weintyp, Jahrgang, Preis, Lagerbestand und Status für Nachbestellungen.

Für eine Vinothek mit 60 Positionen ist das deutlich schneller als eine freie Liste, weil du auf dem Dashboard sofort erkennst, welche Flaschen den größten Anteil am Lagerwert haben. Wenn 18 Positionen unter dem Mindestbestand liegen, siehst du das ohne manuelles Suchen.

Für Einkauf und Warenwirtschaft

Im Einkauf hilft dir die Liste, Sortimente besser zu steuern. Wenn du beispielsweise 24 Flaschen eines Weißweins zu 8,50 € im Bestand hast und der Verkaufspreis 13,90 € beträgt, kannst du die Marge direkt prüfen und Nachbestellungen anstoßen.

Für Gastronomie und Weinverkauf

In der Gastronomie ist die Übersicht vor allem beim Weinkarten-Management nützlich. Ein Sommelier oder Restaurantleiter sieht schneller, welche Positionen sich drehen und welche seit Wochen im Bestand liegen.

Rechtlich ist die Datei kein Buchhaltungsersatz, aber sie unterstützt eine saubere Inventur nach § 240 HGB und eine ordentliche Lagerdokumentation nach GoBD. Wer im Unternehmen Weine als Handelsware führt, braucht nachvollziehbare Bestandsbewegungen, weil Lagerwert und Warenverbrauch in Bilanz oder GuV direkt relevant werden können.

Technisch ist die Tabelle sinnvoll, weil die Formeln auf feste Bereiche wie Weindaten!L2:L11 und Weindaten!Q2:Q11 zugreifen. Für kleine Bestände ist das robust, bei mehr als 10 Positionen solltest du den Bereich konsequent erweitern, damit Kennzahlen wie Durchschnittspreis, Lagerwert und Nachbestellbedarf korrekt bleiben.

Wann eine feste Liste besser ist

Eine feste Vorlage ist oft besser als ein freies Excel-Blatt mit losem Aufbau. Bei 80 bis 150 Positionen brauchst du klare Spalten, sonst gehen Jahrgang, Preisstaffeln und Restbestände schnell verloren.

Inventur und Nachweis

Wenn du die Liste für die Jahresinventur nutzt, solltest du jede Änderung mit Datum und realem Bestand abgleichen. So vermeidest du Differenzen zwischen Buchbestand und körperlicher Zählung, besonders wenn aus einem Wein 12 Flaschen verkauft und nur 10 nachgebucht wurden.

Gerade bei der Jahresinventur gehören auch Zählerstände erfassen und der Abgleich mit dem realen Bestand sauber zusammen.

Der häufigste Fehler ist ein unvollständiger Artikelstamm. Wenn bei 15 von 40 Positionen der Jahrgang fehlt, werden Auswertungen für Lagerwert und Sortenbestand schnell unbrauchbar.

Ein zweiter Klassiker ist die Vermischung von Netto- und Bruttopreisen. Bei einer Flasche mit 12,00 € netto und 14,28 € brutto führt schon eine falsch gepflegte Spalte dazu, dass Marge und Lagerwert um mehrere Prozentpunkte abweichen.

Falsche Mengen und doppelte Einträge

In der Praxis sehe ich oft doppelte Weine mit leicht abweichender Schreibweise, etwa „Pinot Noir“ und „Pinot-noir“. Dann zählt Excel die Positionen getrennt, obwohl es fachlich derselbe Wein ist.

Nachbestellbedarf ohne Schwellenwert

Ein weiterer Fehler ist eine Nachbestellmarke, die nicht zu deinem Absatz passt. Wenn ein Wein pro Woche 6 Flaschen verkauft und du erst bei 2 Flaschen Restbestand reagierst, läufst du bei Lieferzeiten von 7 bis 10 Tagen regelmäßig in Fehlmengen.

Du kannst die Liste leicht an dein Unternehmen anpassen, ohne die Logik zu zerstören. Besonders sinnvoll sind zusätzliche Spalten für Lieferant, Lagerort, Mindestbestand oder Ausschankpreis.

Praktische Erweiterungen

• Ergänze eine Spalte für Lieferant, wenn du regelmäßig bei mehreren Weinhändlern bestellst.
• Füge Lagerort hinzu, wenn du Keller, Kühlraum und Verkaufsfläche trennen willst.
• Nutze eine Spalte für Mindestbestand, damit die Nachbestellung nicht nur gefühlt, sondern nach klarer Schwelle läuft.
• Erweitere die Auswertung um Jahrgangsfilter, wenn du ältere Jahrgänge gezielt separat beobachten willst.

Wenn du mit 30 bis 50 Positionen startest, reicht die Vorlage meist unverändert. Ab 100 Positionen lohnt sich eine sauberere Struktur mit Dropdowns und einheitlichen Bezeichnungen, damit Auswertungen und Diagramme stabil bleiben.