Nachlassverzeichnis Muster Excel – klar strukturiert

Öffnen Sie die Datei und starten Sie im Blatt „Anleitung“. Tragen Sie im Hauptblatt die Stammdaten (Name, Todesdatum, letzte Anschrift) ein – das setzt den Stichtag. Gehen Sie dann Kategorie für Kategorie vor: Immobilien, Bankkonten, Wertpapiere, Fahrzeuge, Hausrat und Verbindlichkeiten. Zu jedem Eintrag notieren Sie bitte Quelle und Stichtag (z. B. Kontoauszug zum Todestag, Xetra-Schlusskurs, Grundbuchauszug). Fügen Sie optional interne Notizen hinzu – etwa ob ein Nachweis schon angefordert wurde. Die Summen laufen automatisch in die „Zusammenfassung“. Am Ende prüfen Sie die Prüfsummen-Hinweise und schauen auf die Gesamtübersicht. Wenn alles passt, exportieren Sie bei Bedarf als PDF, hängen Ihre Nachweise an und übergeben das Paket an Nachlassgericht, Notar oder Steuerberater. So bleibt die Linie klar – für alle Beteiligten.

Wenn wir ein Nachlassverzeichnis aufsetzen, denken wir zuerst an den Stichtag (Todestag) und an die Vollständigkeit. Beides entscheidet darüber, ob Nachlassgericht, Pflichtteilsberechtigte oder das Finanzamt Ihre Aufstellung akzeptieren. Darum bildet unser Nachlassverzeichnis Muster in Excel genau diese Logik ab: Jedes Blatt fragt die Informationen ab, die Prüfer in Deutschland erwarten. Bei Bankkonten sind das z. B. IBAN, Bank, Kontostand zum Stichtag, Zins-/Guthabennachweise und ggf. Freistellungsaufträge. Bei Wertpapieren: ISIN, Stückzahl, Kurs zum Stichtag und Depotbank. Bei Immobilien: Grundbuchangaben, Lage, Anteil, Stichtagswert und offene Belastungen. Fahrzeuge? Zulassung, HSN/TSN, Zeitwert. Hausrat? Kategorisiert, mit Belegoption (Fotos, Schätzungen). Verbindlichkeiten? Restschulden, Darlehen, Beerdigungskosten und weitere Nachlassverbindlichkeiten.

Wichtig ist auch die Nachvollziehbarkeit. Deshalb haben wir konsequent Felder für Quellen und Aktenzeichen vorgesehen. Denn am Ende geht es nicht nur um Summen – sondern darum, jeden Wert mit einem Beleg zu unterfüttern. Das macht Ihre Aufstellung „prüffest“ und spart Rückfragen. Unser Ansatz: So wenig Formatierungsaufwand wie möglich, so viel Klarheit wie nötig. Excel bleibt Ihr Werkzeug, wir liefern die Struktur.

In Deutschland unterscheidet man zwischen einem privaten Nachlassverzeichnis und dem amtlichen Nachlassverzeichnis (z. B. bei Auskunftsansprüchen nach § 2314 BGB, Pflichtteilsrecht). Ein amtliches Verzeichnis wird durch Notar oder Nachlassgericht aufgenommen – mit eidesstattlicher Versicherung. Unser Excel-Muster ist deshalb bewusst als professionelle Arbeitsgrundlage konzipiert: vollständig, strukturiert, belegtauglich. Es erleichtert die Vorarbeit für das amtliche Verzeichnis – und hilft, Unterlagen so zu sortieren, dass der Notar sie direkt verwerten kann.

Für die Erbschaftsteuer wiederum zählt, dass Sie die Anzeigepflicht gem. § 30 ErbStG im Blick behalten (in der Regel drei Monate nach Kenntnis vom Erbfall). Das Finanzamt erwartet eine klare, stichtagsbezogene Darstellung von Aktiv- und Passivposten. Unsere Vorlage führt Aktivvermögen (Bank, Wertpapiere, Immobilien, Fahrzeuge, Hausrat) und Nachlassverbindlichkeiten getrennt und fasst sie in der „Zusammenfassung“ zusammen. Das ist exakt die Art Übersicht, die Steuerberater gerne als Startpunkt nutzen.

Wichtig: Unser Excel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Aber es spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz – damit die eigentliche Beurkundung oder Steuererklärung reibungsloser läuft. Wir haben unzählige Rückfragen gesehen und das in die Felder und Hinweise einfließen lassen.

Die größte Quelle für Rückfragen sind Bewertungen – vor allem, wenn Stichtage und Methoden vermischt werden. Unsere Praxisempfehlung: Legen Sie den Wert je Position immer zum Todestag fest und dokumentieren Sie die Quelle. Für Bankguthaben: Kontoauszug zum Stichtag. Für Wertpapiere: offizieller Schlusskurs (z. B. Xetra) mit Datum. Für Fahrzeuge: realistische Marktwerte, z. B. DAT/Schwacke oder aktuelle Vergleichsangebote mit Screenshot. Für Hausrat: praxisnahe Schätzwerte, bei hochwertigem Inventar zusätzlich Fotos und Kaufbelege. Bei Immobilien ist die Spannweite am größten: Für die steuerliche Bewertung gelten die Regelungen des BewG; oft helfen Bodenrichtwerte und Gutachterausschussdaten als Orientierung. Stimmen Sie hier idealerweise mit dem Steuerberater ab – wir haben im Blatt „Immobilien“ bewusst Felder für Bewertungsmethode und Quelle vorgesehen.

Vergessen Sie die Nachlassverbindlichkeiten nicht: offene Darlehen, Rechnungen, Steuernachforderungen und Beerdigungskosten (teils abzugsfähig). Unser Blatt „Verbindlichkeiten“ trennt sauber nach Art, Gläubiger, Restschuld und Fälligkeit. Tipp aus unserer Arbeit: Notieren Sie zu jeder Position, ob der Beleg bereits vorliegt oder angefordert wurde. So schließen Sie Lücken, bevor sie jemand anders findet.

Ein Nachlassverzeichnis enthält hochsensible Daten. Wir haben die Vorlage so gebaut, dass sie DSGVO-schonend genutzt werden kann: lokal speichern, auf Wunsch mit Excel-Passwort schützen, keine Makros, keine Cloud-Zwänge. In der Praxis teilen Teams (Erben, Bevollmächtigte, Steuerberater) die Arbeitsdatei häufig als PDF-Export nach Arbeitsschritten. Unser Tipp: Führen Sie eine einfache Versionslogik im Dateinamen, z. B. „Nachlassverzeichnis_Name_YYYYMMDD_v03.xlsx“. So weiß jeder, worauf er schaut.

Belege sind das A und O. Ordnen Sie für jede Position eine Nachweisdatei zu (Dateiname, Speicherort) und notieren Sie das im vorgesehenen Feld. Viele Nutzer erstellen zusätzlich einen Unterordner je Kategorie (Bank, Depot, Immobilie …) und packen dort PDFs, Scans und Fotos ab – eindeutig benannt mit Stichtag. Wenn ein Notar oder das Nachlassgericht später ein amtliches Nachlassverzeichnis erstellt, zahlt sich diese Vorbereitung aus: Weniger Rückfragen, schnellere Bearbeitung, geringere Kosten.

Aus Erfahrung: Halten Sie interne Notizen knapp, aber präzise. „Kontoauszug 31.05. – per Post angefordert, Aktenzeichen 123/24“ reicht völlig. Lieber konsequent kurz dokumentieren als später mühsam rekonstruieren.