Kostenlose Excel Vorlage für Vereinsproben planen (2026)

Die Arbeitsmappe verbindet Stammdaten im Blatt Teilnehmer mit den einzelnen Terminen im Probenplan.

1. Erfasse oder ändere Mitglied-ID, Kontaktdaten und Status im Blatt Teilnehmer.
2. Trage im Blatt Probenplan für eine feste Beispielzeile Termin-ID, Datum, Beginn, Ende, Probenart, Programm, Ort und Leitung-ID ein.
3. Ergänze die geplante Teilnehmerzahl sowie nach dem Termin die anwesenden Personen, Raummiete und Materialkosten.
4. Prüfe die berechneten Werte für Dauer, Probenleitung, Anwesenheitsquote, Gesamtkosten und Status.
5. Rufe das Blatt Übersicht auf, um Kennzahlen sowie die Diagramme zu Anwesenheit und Kosten einzusehen.

Kontrolliere besonders die Leitung-ID: Der Namensverweis durchsucht nur den Bereich Teilnehmer!A2:H10.

Teilnehmerdaten als Grundlage

Im Blatt Teilnehmer stehen für die festen Beispielzeilen 3 bis 11 Mitglied-ID, Name, Funktion, Register oder Bereich, E-Mail, Telefon, Eintrittsdatum und Status bereit. Den Status wählst du in H3:H50 aus einer Liste mit aktiv, pausiert und ausgetreten aus. Leere Eingaben sind möglich.

Leitung über die ID zuordnen

Im Probenplan wird die Leitung-ID eingetragen. Die Formel sucht diese ID in Teilnehmer!A2:H10 und gibt die Probenleitung in J3:J11 aus. Eine Leitung-ID aus der Beispielzeile 11 oder aus späteren Zeilen wird durch diesen Verweis nicht gefunden.

Berechnete Terminwerte

Für die Beispielzeilen 3 bis 11 berechnet die Vorlage die Dauer aus Beginn und Ende, die Anwesenheitsquote aus anwesenden und geplanten Personen sowie die Gesamtkosten aus Raummiete und Materialkosten. Führt die Berechnung der Anwesenheitsquote zu einem Fehler, wird null ausgegeben.

Status und Übersicht richtig einordnen

Ein Termin mit vergangenem Datum und Anwesenheit über null erhält den Status Durchgeführt. Bei vergangenem Datum und Anwesenheit null zeigt die Formel Ausgefallen, sonst Geplant. Die Übersicht zeigt neun Formelergebnisse sowie ein Liniendiagramm zur Anwesenheitsquote und ein Säulendiagramm zu Kosten je Probentermin.

Vorgegebene Probenarten

In F3:F50 wählst du die Probenart aus einer Liste: Gesamtprobe, Registerprobe, Bühnenprobe, Generalprobe oder Sonderprobe. Die Listenvalidierung ist nur für dieses Feld vorhanden und erlaubt auch leere Eingaben.

Farben bei der Anwesenheitsquote

Die Anwesenheitsquoten in M3:M11 werden ab 85 % grün und unter 70 % rot formatiert. Diese Formatierung ist ein optischer Hinweis und blockiert keine Eingaben.

Status ist keine Eingabeprüfung

Der Status wird per Formel gebildet. Fehlt bei einem vergangenen Termin die Anwesenheit, zeigt die Formel Ausgefallen an.

Formeln für zusätzliche Zeilen ergänzen

Die neun Proben- und Teilnehmerdatensätze in den Zeilen 3 bis 11 sind feste Beispiele und keine dynamischen Listen. Für eine neue Probenzeile sind keine Formeln vorbereitet. Kopiere dafür die Formeln einer Vorzeile für Dauer, Probenleitung, Anwesenheitsquote, Gesamtkosten und Status.

Auswertung und Diagramme prüfen

Neue Probenzeilen werden von den Diagrammen nicht automatisch erfasst. Auch die Kennzahlen auf Übersicht verwenden überwiegend feste Bereiche von Zeile 2 bis 10 und erfassen deshalb die Beispielzeile 11 nicht vollständig.