Kostenlose Excel Vorlage für Hochzeitsablauf und Budgetkontrolle (2026)

Bearbeite die vorhandenen Beispieldaten direkt in den vorgesehenen festen Bereichen der Arbeitsmappe.

1. Öffne das Blatt Ablaufplan Hochzeit und erfasse oder bearbeite die Programmpunkte in den Zeilen 6 bis 15.
2. Trage je Ablaufpunkt Datum, geplante Uhrzeit, Endzeit, Programmpunkt, Kategorie, Ort, Verantwortliche, Kontakt und Gästegruppe ein.
3. Ergänze den Status in Spalte L sowie das geplante und tatsächliche Budget in den Spalten M und N.
4. Prüfe die berechnete Dauer in Spalte K und die Budgetabweichung in Spalte O.
5. Öffne das Dashboard für Kennzahlen, Kategorieauswertung und die beiden Diagramme.
6. Pflege im Blatt Hinweise & Checkliste die Aufgaben in den Zeilen 19 bis 26 mit Zuständigkeit, Fälligkeit, Erledigt-Status und Bemerkungen.

Kontrolliere besonders die Eingaben in den festen Zeilen: Nur diese Bereiche sind für Berechnungen, Auswahllisten, Formatierungen und Dashboard-Auswertungen vorbereitet.

Feste Zeilen für den Hochzeitstag

Der Ablaufplan arbeitet mit den Zeilen 6 bis 15. Dort stehen zehn feste Beispielzeilen bereit, die du für deine Programmpunkte bearbeiten kannst. Die Spalten erfassen unter anderem Nummer, Datum, geplante Uhrzeit, Endzeit, Programmpunkt, Kategorie, Ort, verantwortliche Person, Dienstleister oder Kontakt sowie Gästegruppe.

Zeiten und Budgets als Grundlage

Die Dauer wird nur berechnet, wenn geplante Uhrzeit und Endzeit eingetragen sind. Für die Budgetabweichung müssen sowohl Budget geplant als auch Budget tatsächlich ausgefüllt sein. Fehlt jeweils einer dieser Werte, bleibt das berechnete Feld leer.

Status gezielt auswählen

In L6:L15 steht eine Auswahlliste mit Offen, Bestätigt, Erledigt und Entfällt zur Verfügung. Leere Eingaben sind in diesem Bereich ebenfalls erlaubt. Der Status fließt in die Statusübersicht und die Erledigungsquote ein.

Die so gepflegten Einträge lassen sich anschließend in einem Terminplan für 2026 übersichtlich weiterführen.

Kennzahlen aus dem Ablaufplan

Das Dashboard übernimmt das Hochzeitsdatum aus Ablaufplan Hochzeit!B6. Es zeigt außerdem die Anzahl der Programmpunkte, erledigte und offene Punkte, die Erledigungsquote sowie geplantes und tatsächliches Gesamtbudget. Die Budgetdifferenz wird als geplantes minus tatsächliches Gesamtbudget berechnet.

Kategorien und Statusverteilung einordnen

Die Kategorieauswertung berücksichtigt die festen Kategorien Vorbereitung, Dienstleister, Empfang, Zeremonie, Foto, Essen und Unterhaltung. Sie zeigt je Kategorie geplantes Budget, tatsächliches Budget und die Anzahl der Programmpunkte.

Diagramme als Überblick

Ein Säulendiagramm stellt das geplante Budget nach Kategorie dar. Das Kreisdiagramm zeigt die Statusverteilung der Programmpunkte für Erledigt, Bestätigt, Offen und Entfällt mit angezeigten Werten.

Statusfarben im Ablaufplan

In L6:L15 wird der Status Erledigt grün und Offen rot formatiert. Die Formatierung prüft ausschließlich diese genannten Statuswerte innerhalb des festen Bereichs. Bestätigt und Entfällt erhalten durch diese Regel keine beschriebene Farbmarkierung.

Budgetabweichungen lesen

In O6:O15 werden negative Budgetabweichungen rot formatiert. Abweichungen größer oder gleich 0 erscheinen grün. Die Farbe stellt den Zahlenwert der berechneten Abweichung dar und ist keine Fehlerfreiheitsgarantie.

Checklistenstatus kennzeichnen

Für D19:D26 bietet die Checkliste eine Ja-Nein-Auswahl. Ja wird grün und Nein rot formatiert; auch hier sind leere Eingaben erlaubt. Die Auswahl und die Formatierung gelten nur für die festen Checklistenzeilen.

Neue Ablaufzeilen manuell vorbereiten

Der Ablaufplan ist auf die Zeilen 6 bis 15 begrenzt. Neue Zeilen erhalten keine vorbereiteten Formeln für Dauer und Budgetabweichung, keine Statusauswahl und keine bedingten Formatierungen. Für zusätzliche Ablaufpunkte musst du Status sowie geplantes und tatsächliches Budget manuell ergänzen.

Dashboard erfasst nur den festen Bereich

Dashboard-Kennzahlen, Kategorieauswertung und Diagramme verweisen auf die Ablaufzeilen 6 bis 15. Zusätzliche Ablaufzeilen werden daher nicht automatisch in diese Auswertungen aufgenommen.

Keine weiteren Eingabeprüfungen

Die Arbeitsmappe enthält keine Prüfungen für Zeitüberschneidungen, fehlende Pflichtangaben, Datumslogik oder Budgetgrenzen. Prüfe diese Punkte bei der Pflege deiner Daten selbst.