WPS Vorlage Excel – Wertstromanalyse professionell umsetzen

Starten Sie in der „WPS Übersicht“. Tragen Sie die Prozess-Nr., den Prozessschritt und die Zeiten ein: Bearbeitung (min) und Warte-/Liegezeit (min). Die Durchlaufzeit berechnen wir automatisch – Sie sehen sofort, wo die Musik spielt. Markieren Sie, ob der Schritt wertschöpfend ist. Beim Status wählen Sie über das Dropdown, ob der Schritt aktiv ist oder auf Optimierung steht. Danach wechseln Sie zur „Auswertung“. Hier zeigen Diagramme und Ampelfarben, wo Engpässe und Verschwendungen liegen. Wenn Sie mehrere Wertströme pflegen, nutzen Sie das „WPS Register“, um Streams zu benennen, Versionen zu dokumentieren und Zuständigkeiten zu hinterlegen. Die „Anleitung“ gibt Ihnen Praxisbeispiele und kurze Best Practices – so, wie wir es auch im Workshop erklären würden.

Wenn jemand nach „Wps Vorlage Excel“ sucht, steckt dahinter meist der Wunsch nach einer schnellen, belastbaren Lösung. Wir haben die Vorlage genau für diesen Moment entwickelt: Sie öffnen die Datei, tragen Prozessschritte ein und erhalten ohne Makros direkt verwertbare Auswertungen. Die Struktur folgt dem, was in Lean-Workshops funktioniert: Prozess-Nr., Bezeichnung, Bearbeitungszeit, Warte-/Liegezeit, Anzahl Mitarbeitende, Wertschöpfung und Status. Das klingt simpel – ist aber konsequent auf Entscheidungen ausgerichtet. Warum? Weil wir in der Praxis gesehen haben, dass 80 % der Diskussionen um die falschen Daten kreisen. Die Vorlage lenkt den Blick auf das Wesentliche: Durchlaufzeit und Nicht-Wertschöpfung.

In der „Auswertung“ verdichten wir die Daten: Balkendiagramme zeigen die größten Zeitfresser, Linien verdeutlichen Trends, und farbige Skalen geben ein Gefühl für Verteilung und Ausreißer. Kein Schnickschnack. Sie erkennen innerhalb von Minuten, ob Materialbereitstellung, Zwischenlager oder QS der Hebel ist. Und wenn Sie einen Stream versionieren wollen, dokumentieren Sie das sauber im „WPS Register“. So bleiben Sie auch gegenüber internen Audits, Kundenanforderungen oder ISO-Regelwerken souverän.

Wir arbeiten viel mit Produktionsleitern, Industrial Engineers und Teamleitungen, die wenig Zeit haben – aber Ergebnisse brauchen. Deshalb haben wir unsere WPS Excel-Vorlage auf typische Hürden im Alltag getrimmt: Sie funktioniert offline, sie ist leicht in Microsoft 365 und WPS Office zu teilen, und sie kommt ohne Makros aus (Stichwort IT-Sicherheit). Für die Datenerfassung nutzen wir klare Felder und Dropdowns, damit im Shopfloor keine Tippfehler oder wilden Status entstehen. Farben setzen wir gezielt ein: Kopfzeilen sind ruhig, Ampellogiken markieren Abweichungen, Datenbalken machen Größenordnungen greifbar.

Wichtig war uns auch die deutsche Brille: DSGVO – wir erheben keine personenbezogenen Daten; GoBD/HGB – wir betrachten Prozess- und Zeitdaten, keine Buchführung. Das nimmt Diskussionen den Wind aus den Segeln. Gleichzeitig ist die Vorlage auditfreundlich: Sie können Versionen im „WPS Register“ festhalten, Verantwortliche benennen und Änderungsstände dokumentieren. Genau so, wie Auditoren es mögen – nachvollziehbar, klar, ohne IT-Risiko. Und wenn es mal schneller gehen muss: Sie kopieren einen bestehenden Stream, passen Zeiten an und haben in zehn Minuten eine solide Entscheidungsgrundlage für den nächsten Kaizen.

Daten allein verändern keinen Prozess. Deshalb haben wir die Auswertung so gestaltet, dass sie direkt Prioritäten vorschlägt. Sie sehen auf einen Blick: Welche Schritte sind nicht wertschöpfend? Wo liegen die längsten Wartezeiten? Welche Maßnahme bringt am meisten Durchlaufzeit-Reduktion je eingesetzter Ressource? Wir nutzen dafür eine Kombination aus Balken- und Liniendiagrammen, ergänzt um farbige Skalen und Datenbalken. Das ist leicht zu verstehen – auch für Kolleginnen und Kollegen, die nicht täglich mit Lean arbeiten.

Ein Tipp aus unserer Praxis: Starten Sie erst mit einer schnellen Aufnahme (80/20-Regel), bevor Sie Zeiten feinjustieren. Große Potenziale springen sofort ins Auge, vor allem Zwischenlager und Übergaben. Markieren Sie betroffene Schritte auf „Optimierung“ und notieren Sie im Register die Maßnahme. Beim nächsten Treffen vergleichen Sie Soll/Ist: Hat sich die Wartezeit halbiert? Ist die Durchlaufzeit tatsächlich gesunken? Diese Schleife – erfassen, auswerten, entscheiden, prüfen – ist der eigentliche Wert unserer WPS Vorlage Excel. Sie liefert Struktur, damit Teams ins Handeln kommen.

Ein Tool entfaltet seinen Nutzen erst im Team. Unsere Empfehlung: Legen Sie die Datei in einem freigegebenen Bereich (SharePoint/Teams oder Ihr DMS) ab, vergeben Sie Leserechte breit, Schreibrechte bewusst. So bleibt die Datenbasis stabil. Da wir ohne Makros arbeiten, gibt es kaum IT-Hürden – Excel ab 2016 oder Microsoft 365 reicht, ebenso WPS Office in aktuellen Versionen. Für die Datenerfassung brauchen Sie keine personenbezogenen Details; Rollen oder Schichtbezüge können Sie im Register neutral beschreiben. Das ist DSGVO-freundlich und verhindert spätere Diskussionen.

Wenn Sie in regulierten Umgebungen unterwegs sind (Automotive, Medizintechnik, Luftfahrt), empfehlen wir, Ihre WPS-Analysen versioniert zu archivieren. Benennen Sie Streams konsistent (z. B. Bereich_Produkt_Losgröße_Vx), tragen Sie Verantwortliche ein und halten Sie Beschlüsse kurz fest. So bleiben Sie anschlussfähig an interne Audits, Kundenaudits oder ISO 9001. Und noch ein Best Practice: Arbeiten Sie mit Zeitfenstern – eine Aufnahme pro Produktfamilie und Monat reicht oft, um Trends zu erkennen. Unser Fazit aus vielen Projekten: Weniger, aber verlässliche Daten schlagen den perfekten, aber späten Datensatz.