Wirtschaftsplan Verein Muster: Profi-Excel für Vorstände

Öffnen, Vereinskopf ausfüllen – fertig für den Start. Tragen Sie zuerst Vereinsname, Vorstand und Mitgliederzahl ein. Danach gehen Sie im Blatt „Wirtschaftsplan“ Zeile für Zeile durch die Einnahmen: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Kursgebühren, Fördermittel. Direkt darunter planen Sie die Ausgaben: Miete, Übungsleiter, Veranstaltungen, Material, Versicherungen. Die gelb markierten Felder sind Ihre Eingaben; Summen und Jahresergebnis berechnet die Vorlage automatisch. Nutzen Sie das Blatt „Anlagen“, um Investitionen (z. B. Geräte, IT) und geplante Rücklagen sauber abzubilden – so vermeiden Sie, dass Einmalanschaffungen das Ergebnis verzerren. Die Diagramme aktualisieren sich live und eignen sich perfekt für die Präsentation. Unser Tipp: Legen Sie für jeden Beschluss eine Version ab (z. B. „Wirtschaftsplan_V1_vor_Vorstand“, „V2_nach_Beschluss“) und exportieren Sie die finale Fassung als PDF für die Unterlagen.

Ein guter Wirtschaftsplan beantwortet drei Fragen: Womit rechnen wir? Wofür geben wir aus? Und können wir uns das leisten – über das ganze Jahr? Unser Wirtschaftsplan Verein Muster führt deshalb Einnahmen und Ausgaben so, wie Vereine tatsächlich arbeiten. Einnahmen: Mitgliedsbeiträge (inkl. Staffelungen), zweckgebundene Spenden, Kurs- und Teilnehmergebühren, Fördermittel, Sponsoring, Kantinen- oder Veranstaltungserlöse. Ausgaben: Miete und Nebenkosten, Übungsleiter- und Ehrenamtspauschalen, Versicherungen, Verbandsbeiträge, Material und Trikots, IT/Software, Reisekosten, Veranstaltungen. Investitionen und Rücklagen bilden Sie separat im Blatt „Anlagen“ ab – das ist wichtig, um laufende Kosten nicht mit Einmalanschaffungen zu vermischen.

Warum diese Struktur? Vorstände und Kassenprüfer erwarten Transparenz nach Zweck. Fördermittelgeber schauen auf klare Projektbudgets und eine plausibel hinterlegte Kofinanzierung. Rechtlich sind die meisten eingetragenen Vereine nicht HGB-pflichtig, dennoch hilft eine an kaufmännischen Grundsätzen orientierte Planung: nachvollziehbar, vollständig, periodengerecht. Wir orientieren uns an GoBD-Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit: Jeder Betrag ist herleitbar, Änderungen sind dokumentierbar (Versionierung), und die Präsentation ist verständlich. So entsteht ein Plan, der intern steuert und extern überzeugt.

Aus unserer Arbeit mit Vereinen haben sich ein paar Regeln bewährt. Planen Sie Einnahmen konservativ, Ausgaben realistisch – und legen Sie einen Puffer an (oft 5–10 % der Jahressumme). Eine Liquiditätsreserve von zwei bis drei Monatsausgaben schafft Ruhe in Phasen mit schwankenden Mitgliedsbeiträgen oder saisonalen Projekten. Bei Fördermitteln: Erst planen, dann beantragen – und zweckgebundene Mittel strikt in eigenen Zeilen führen. So vermeiden Sie Vermischungen.

Teilen Sie Ihr Budget in sinnvolle Bereiche: Abteilungen, Projekte, wiederkehrende Kosten. In unserer Vorlage funktioniert das über Kategorien und optionale Unterzeilen; die Diagramme bleiben trotzdem lesbar. Denken Sie an Besonderheiten: Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale, Versicherungen (Verein/Veranstaltung), Rücklagen für Ersatzinvestitionen. Und ganz praktisch: Vereinbaren Sie im Vorstand Freigabegrenzen – beispielsweise, dass Ausgaben über einem Betrag X einen eigenen Beschluss brauchen. Das verschlankt Prozesse und erhöht die Verantwortung. Zum Schluss: Legen Sie Meilensteine fest (Q1/Q2-Check), vergleichen Sie Plan/Ist und aktualisieren Sie die Prognose – unser Muster unterstützt genau diese Gespräche im Vorstand.

Wer Fördermittel will, braucht eine saubere Planung und eine klare Geschichte. Unser Wirtschaftsplan Verein Muster zeigt beides: Das Diagramm visualisiert, wie sich Einnahmen zusammensetzen und welche Kostenblöcke dominieren. Damit können Sie in der Mitgliederversammlung schnell den Blick auf das Wesentliche lenken: Tragfähigkeit, Risiken, Rücklagenstrategie. Für Kassenprüfer ist wichtig, dass Zahlen herleitbar sind. Nutzen Sie dafür die Anlagenübersicht und halten Sie projektbezogene Budgets in eigenen Zeilen – so sind Verwendungsnachweise später einfacher.

Für den Versand an Gremien exportieren viele Vereine den Plan als PDF. Das ist revisionsfreundlich und entspricht dem Prinzip der Nachvollziehbarkeit (GoBD). Noch ein Tipp aus der Praxis: Hinterlegen Sie Antragsnummern oder Aktenzeichen von Förderern in einer Bemerkungsspalte; das erleichtert später jede Prüfung. DSGVO? Wir empfehlen, nur fachlich notwendige Angaben zu erfassen (keine personenbezogenen Daten auf Positionsebene). Das Excel bleibt lokal – ideal, wenn sensible Informationen im Vorstandskreis bleiben sollen. Mit dieser Kombination aus Struktur, Visualisierung und Dokumentation gewinnen Sie Vertrauen – bei Mitgliedern, Förderern und Prüfern.

Die Arbeitsmappe besteht aus drei Blättern: „Wirtschaftsplan“ (Kernplan), „Anlagen“ (Investitionen/Rücklagen) und „Anleitung“ (kurzer Einstieg). Das Geschäftsjahr setzt sich automatisch, Kopfzeilen und Eingabefelder sind farblich geführt: editierbare Felder deutlich markiert, berechnete Felder geschützt. Hinterlegt sind automatische Summen, Zwischenüberschriften und grafische Auswertungen per Balken- und Kreisdiagramm – kompakt, gut lesbar in der Sitzung. Bedingte Formatierungen heben kritische Bereiche hervor, z. B. wenn Ausgabenblöcke unverhältnismäßig wachsen.

Wir verzichten bewusst auf Makros. So bleibt die Datei kompatibel mit Microsoft Excel ab Version 2016 und Microsoft 365. LibreOffice kann genutzt werden, wir empfehlen jedoch Excel für die korrekte Darstellung der Diagramme und Formatierungen. Datenschutzfreundlich: Es gibt keinen Cloud-Zwang, Sie arbeiten lokal. Für Teams: Nutzen Sie eine Versionskonvention und legen Sie Beschlussstände als PDF ab. Wenn Sie die Vorlage erweitern möchten, bleiben Sie konsistent: neue Kategorien sauber in die vorhandene Struktur einfügen, Summenbereiche prüfen, Farben und Schriften beibehalten. So bleibt der Plan auch in zwei Jahren noch verständlich – für Sie und Ihre Nachfolger im Amt.