Kostenlose Excel Vorlage für Quittungen mit Journal (2026)

Bearbeite die Vorlage in dieser Reihenfolge, damit Einzelbeleg, Journal und Übersicht zusammenpassen.

1. Öffne das Blatt „Hinweise“ und beachte die Angaben zu manuellen Eingaben, fortlaufenden Quittungsnummern, Umsatzsteuersatz, Zahlungseingang und Betrag in Worten.
2. Fülle im Blatt „Quittung“ die gelben Felder aus, darunter Quittungsnummer, Ausstellungsdatum, Zahlungsart, Zahlender, Zahlungszweck, Leistungszeitraum, Nettobetrag und Umsatzsteuersatz.
3. Prüfe im Blatt „Quittung“ den berechneten Umsatzsteuerbetrag, den Bruttobetrag und den Zahlungsstatus. Ergänze den Betrag in Worten manuell.
4. Übertrage den Beleg in eine freie Zeile des „Quittungsjournals“ und erfasse dort Nummer, Datum, Zahlenden, Stadt, Zahlungszweck, Leistungszeitraum, Zahlungsart, Netto, Umsatzsteuersatz und Bemerkung.
5. Kontrolliere im „Quittungsjournal“ die automatisch berechneten Werte für Umsatzsteuer, Brutto und Status.
6. Öffne anschließend die „Übersicht“, um Kennzahlen und die Auswertung nach Zahlungsart zu prüfen.

Vergleiche vor der Ausgabe insbesondere Quittungsnummer, Zahlungsart, Umsatzsteuersatz, Betrag in Worten und tatsächlichen Zahlungseingang mit den zugrunde liegenden Angaben.

Einzelbeleg vorbereiten

Im Blatt „Quittung“ trägst du die Angaben zum Aussteller, zum Zahlenden und zur Zahlung ein. Die Zahlungsart wird aus Überweisung, Barzahlung oder EC-Karte ausgewählt. Für den Umsatzsteuersatz stehen 7 % und 19 % zur Auswahl.

Journal als laufende Erfassung

Das Blatt „Quittungsjournal“ enthält Felder für Quittungsnummer, Datum, Zahlenden, Stadt, Zahlungszweck, Leistungszeitraum, Zahlungsart, Netto, Umsatzsteuersatz und Bemerkung. Die Eingabebereiche sind für fortlaufende Belege vorbereitet.

Automatische Summen

Die „Übersicht“ zählt alle erfassten Quittungen und die als „Bezahlt“ gekennzeichneten Quittungen. Außerdem summiert sie Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttobeträge und berechnet den durchschnittlichen Bruttobetrag.

Zahlungsarten vergleichen

Für Überweisung, Barzahlung und EC-Karte zeigt die Übersicht jeweils die Anzahl und die Bruttosumme. Die beiden vorhandenen Diagramme greifen auf diese Anzahl- und Bruttosummen zurück.

Vorgegebene Eingaben

Bei der Zahlungsart und beim Umsatzsteuersatz stehen Auswahllisten zur Verfügung. Der Nettobetrag wird als Dezimalwert ohne negative Eingabe geprüft. Im Journal gilt diese Prüfung für die vorbereiteten Nettofelder.

Berechnete Felder prüfen

Umsatzsteuer und Brutto bleiben leer, wenn erforderliche Eingaben fehlen. Der Status wird als „Bezahlt“ ausgewiesen, wenn ein positiver Bruttobetrag vorliegt; andernfalls bleibt er „Offen“.

Betrag in Worten

Der Betrag in Worten wird nicht automatisch zuverlässig in deutsche Zahlwörter umgewandelt. Ergänze ihn auf dem Blatt „Quittung“ manuell.

Vor der Ausgabe

Behandle eine Quittung erst nach dem tatsächlichen Zahlungseingang als „Bezahlt“. Prüfe vor der Ausgabe außerdem den Umsatzsteuersatz und dokumentiere die Quittungsnummer fortlaufend und eindeutig.

Manuelle Anpassungen

Du kannst die gelb markierten Eingabefelder mit deinen Belegdaten füllen und im vorgesehenen Logo-Bereich ein Logo einfügen. Berechnete Felder solltest du nicht mit eigenen Werten überschreiben.

Grenzen der Vorlage

Die Arbeitsmappe enthält keine verlässliche automatische Zahlwortumwandlung. Hinweise zu Aufbewahrung, Belegpflicht und Datenschutz musst du nach den Vorgaben des zuständigen Finanzamts und den geltenden Datenschutzanforderungen berücksichtigen.