Kostenlose Excel Vorlage für offene Rechnungen verwalten (2026)

Arbeite die Tabellenblätter in dieser Reihenfolge durch, damit die Zuordnungen und Berechnungen korrekt aufgebaut sind.

1. Öffne das Blatt Kunden und pflege Kundennummer, Kunde, Ansprechpartner, Stadt und Zahlungsziel in Tagen.
2. Wechsle zu Offene Rechnungen und erfasse Rechnungsnummer, Kundennummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Netto-Betrag, USt-Satz und bereits bezahlten Betrag.
3. Prüfe die automatisch übernommenen Kundenangaben sowie die berechneten Werte für USt-Betrag, Brutto-Betrag, offenen Betrag und überfällige Tage.
4. Pflege bei Bedarf die Mahnstufe und das Datum der letzten Zahlungserinnerung.
5. Aktualisiere bei Zahlungseingängen die Spalte Bereits bezahlt und prüfe anschließend Status und offene Beträge im Dashboard.

Kontrolliere vor der Auswertung, ob jede Kundennummer im Blatt Kunden vorhanden ist und ob Fälligkeitsdatum, USt-Satz und Zahlungseingang vollständig erfasst sind.

Kundendaten zuerst pflegen

Im Blatt Kunden hinterlegst du Kundennummer, Kunde, Ansprechpartner, Stadt und Zahlungsziel in Tagen. Die Kundennummer ist die Verbindung zur Rechnung.

Rechnung mit Kundennummer verknüpfen

Im Blatt Offene Rechnungen trägst du die Kundennummer ein. Sind die Daten im Blatt Kunden vorhanden, werden Kunde, Ansprechpartner und Stadt automatisch übernommen.

Manuelle Eingabefelder verwenden

Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Netto-Betrag, USt-Satz und bereits bezahlter Betrag gehören zu den Rechnungsdaten. Für den USt-Satz steht eine Auswahlliste zur Verfügung.

Berechnete Rechnungswerte einordnen

Aus Netto-Betrag und USt-Satz entstehen USt-Betrag und Brutto-Betrag. Der offene Betrag ergibt sich aus dem Brutto-Betrag abzüglich des bereits bezahlten Betrags und wird nicht negativ ausgewiesen.

Status und Überfälligkeit prüfen

Eine Rechnung erhält abhängig vom offenen Betrag und vom Fälligkeitsdatum den Status Bezahlt, Offen oder Überfällig. Bei einem offenen Betrag werden außerdem die überfälligen Tage anhand des Fälligkeitsdatums berechnet.

Dashboard verwenden

Das Dashboard zeigt den gesamten offenen Betrag, den durchschnittlichen offenen Betrag, die Anzahl offener Rechnungen, die Anzahl überfälliger Rechnungen sowie Anteile. Zusätzlich werden offene Beträge nach Status, Mahnstufe und Kunde ausgewertet.

Kundennummer prüfen

Eine Kundennummer muss im Blatt Kunden vorhanden sein, damit die zugehörigen Kundendaten übernommen werden. Fehlt die Zuordnung, bleiben die abgeleiteten Kundenfelder leer.

Auswahllisten nutzen

Für Kundennummer, USt-Satz und Mahnstufe sind Auswahllisten eingerichtet. Die Mahnstufe kann Keine, 1. Mahnung, 2. Mahnung oder Letzte Mahnung lauten.

Unvollständige Rechnungsdaten erkennen

Fehlen erforderliche Angaben wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum oder Betragswerte, bleiben abhängige Berechnungen oder Statusangaben leer. Prüfe deshalb die Eingabefelder vor der Dashboard-Auswertung.

Zahlungen nachtragen

Nach einem Zahlungseingang aktualisierst du die Spalte Bereits bezahlt im Blatt Offene Rechnungen. Daraus werden offener Betrag und Status neu berechnet.

Erinnerungen dokumentieren

Die Spalten Mahnstufe und Letzte Zahlungserinnerung halten den Bearbeitungsstand der Zahlungserinnerung fest. Ergänzende Hinweise werden im unteren Bereich Notizen zu Rechnungen über die jeweilige Rechnungsnummer gepflegt.

Grenzen der Vorlage beachten

Die Arbeitsmappe berechnet und ordnet die vorhandenen Rechnungsdaten, versendet aber keine Zahlungserinnerungen automatisch. Die Datenpflege bleibt erforderlich, insbesondere bei neuen Rechnungen, Zahlungen, Mahnstufen und Notizen.