Kostenlose Excel Vorlage für RACI-Aufgaben mit Rollenprüfung (2026)

Arbeite zuerst die Stammdaten und anschließend die Aufgaben im zentralen Eingabeblatt durch. Danach kontrollierst du die Prüfergebnisse und nutzt die Übersicht für die Auswertung.

1. Öffne das Blatt „Anleitung“ und prüfe den vorgesehenen Ablauf sowie die Regeln für A- und R-Rollen.
2. Pflege im Blatt „Stammdaten“ bei Bedarf Personen, Funktionen, Standorte, Statuswerte und die Bedeutungen der RACI-Rollen.
3. Erfasse im Blatt „RACI-Matrix“ je Arbeitspaket die ID, das Arbeitspaket, Aufgabe oder Ergebnis, die interne Verantwortung, Start- und Enddatum, den Status sowie die RACI-Zuordnungen.
4. Wähle für die Rollenfelder die Werte R, A, C oder I und ordne je Aufgabe genau eine A-Rolle sowie mindestens eine R-Rolle zu.
5. Prüfe in den Spalten „R-Anzahl“, „A-Anzahl“ und „Prüfergebnis“, ob die Aufgabe mit „OK“ bewertet wird.
6. Wechsle zur „Übersicht“, um Aufgabenstatus, Erledigungsquote, RACI-Zuordnungen und die Rollenverteilung je Person auszuwerten.

Kontrolliere nach Änderungen, ob die Formeln neu berechnet wurden und die Diagramme der Übersicht die aktualisierten Werte anzeigen.

Personen und Auswahlwerte pflegen

Im Blatt „Stammdaten“ stehen Personen mit Nummer, Name, Funktion und Standort. Außerdem enthält es die Statuswerte sowie die RACI-Rollen R, A, C und I mit ihrer Bedeutung. Neue Personen kannst du in der Personentabelle ergänzen. Auswahlwerte sollten dabei konsistent mit den vorgesehenen Listen gepflegt werden.

Arbeitspakete im Eingabeblatt erfassen

Das Blatt „RACI-Matrix“ ist das zentrale Eingabeblatt. Dort gehören ID, Arbeitspaket, Aufgabe oder Ergebnis, die interne verantwortliche Person, Startdatum, Enddatum, Status und die Zuordnung der RACI-Rollen hinein. Die vorgesehenen Eingabezellen sind hellgelb gekennzeichnet.

Kennzahlen zum Projektstatus

Die „Übersicht“ zählt die Gesamtanzahl der Aufgaben sowie erledigte, laufende und verzögerte Aufgaben. Zusätzlich berechnet sie die Erledigungsquote, die durchschnittliche Anzahl Verantwortlicher je Aufgabe und die Gesamtzahl der RACI-Zuordnungen.

Rollen und Statusverteilung einordnen

Eine separate Statusauswertung zeigt die Anzahl für „Nicht begonnen“, „In Arbeit“, „Erledigt“ und „Verzögert“. Die Rollenübersicht zählt je Person die Zuordnungen R, A, C und I. Drei Diagramme visualisieren die vorbereitete Status- und Rollenverteilung und aktualisieren sich nach einer Neuberechnung.

Regel für die A-Rolle

Für jedes ausgefüllte Arbeitspaket zählt die Vorlage die A-Zuordnungen. Steht dort nicht genau eine A-Rolle, zeigt das Prüfergebnis „Fehler: genau ein A erforderlich“ an.

Regel für die R-Rolle

Die R-Anzahl zählt die ausführenden Personen. Fehlt mindestens eine R-Rolle, erscheint „Fehler: mindestens ein R erforderlich“. Sind beide Bedingungen erfüllt, zeigt die Prüfung „OK“.

Status kontrollieren

Der Status wird über eine Auswahlliste gepflegt. Verzögerte Aufgaben werden im Eingabeblatt rot hervorgehoben und in der Übersicht gezählt. Die Hervorhebung ersetzt nicht die Prüfung der Rollenbesetzung.

Nach Änderungen neu prüfen

Pflege neue Aufgaben und Änderungen direkt im Blatt „RACI-Matrix“. Prüfe danach die Spalten „R-Anzahl“, „A-Anzahl“ und „Prüfergebnis“ und aktualisiere anschließend die Auswertung der „Übersicht“ durch eine Neuberechnung.

Bereiche sicher anpassen

Personen, Funktionen, Standorte, Statuswerte und Rollenbedeutungen sind im Blatt „Stammdaten“ zentral abgelegt. Wenn du Auswahlwerte änderst, müssen die zugehörigen Listen konsistent gepflegt werden.

Vorbereitete Zeilen beachten

Die Formeln für Zählung und Prüfung sind in den vorgesehenen Aufgabenzeilen angelegt. Bei neuen Zeilen außerhalb dieses vorbereiteten Bereichs musst du die erforderlichen Formeln und Auswahlregeln selbst ergänzen.