Kostenlose Excel Vorlage für Projektstrukturplan (2026)

Bearbeite die Vorlage in der vorgesehenen Reihenfolge: zuerst die Struktur und Eingaben im Tabellenblatt „Projektstrukturplan“, danach die Auswertung im „Dashboard“.

1. Öffne das Tabellenblatt „Anleitung“ und beachte die Hinweise zu PSP-Codes, Eingabefeldern, Terminen, Kosten und Fortschritt.
2. Erfasse im Tabellenblatt „Projektstrukturplan“ die Arbeitspakete ab Zeile 11 und vergib hierarchische PSP-Codes wie 1, 1.1 oder 1.1.1 sowie die passende Ebene.
3. Fülle die manuellen Felder für Aufgabe, Beschreibung, Verantwortlichkeit, Abteilung, Standort, Status, Priorität, geplanten Start, geplantes Ende, Budget, Ist-Kosten, Abhängigkeit und Fortschritt aus.
4. Nutze für Status und Priorität die vorhandenen Auswahllisten und gib den Fortschritt als ganzen Prozentwert innerhalb des vorgesehenen Bereichs ein.
5. Prüfe die automatisch berechneten Spalten für Dauer, Kostenabweichung, Terminstatus und Statuswert.
6. Wechsle zum Tabellenblatt „Dashboard“, um Gesamtbudget, Ist-Kosten, Arbeitspakete, überfällige Arbeitspakete, Kostenabweichung, durchschnittlichen Fortschritt und Abschlussquote auszuwerten.

Kontrolliere vor der Auswertung, ob Start- und Enddatum, Budget, Ist-Kosten, Status und Fortschritt vollständig und plausibel eingetragen sind.

Hierarchische Struktur erfassen

Im Tabellenblatt „Projektstrukturplan“ ordnest du Arbeitspakete mit PSP-Codes und Ebenen. Die Anleitung nennt dafür hierarchische Beispiele wie 1, 1.1 und 1.1.1. Die Ebene beschreibt die Tiefe innerhalb der Projektstruktur.

Neue Arbeitspakete eintragen

Neue Arbeitspakete werden ab Zeile 11 gepflegt. Neben Arbeitspaket oder Aufgabe und Beschreibung gehören Verantwortlicher, Abteilung, Standort, Status, Priorität und Abhängigkeit zu den vorgesehenen Eingaben.

Kennzahlen einordnen

Das Tabellenblatt „Dashboard“ summiert Gesamtbudget, gesamte Ist-Kosten und Kostenabweichung. Zusätzlich zeigt es die Anzahl der Arbeitspakete, abgeschlossene und überfällige Arbeitspakete, den durchschnittlichen Fortschritt sowie die Abschlussquote.

Statusverteilung prüfen

Die Statusauswertung zählt Arbeitspakete für „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ und „Blockiert“. Die Auswertung wird beim Öffnen der Datei aktualisiert.

Diagramme nutzen

Das Dashboard enthält Diagramme zu Budget und Ist-Kosten, zur Statusverteilung sowie zum Fortschritt der Arbeitspakete. Sie ergänzen die berechneten Kennzahlen um eine grafische Auswertung.

Auswahllisten verwenden

Für den Status stehen „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ und „Blockiert“ zur Verfügung. Bei der Priorität wählst du zwischen „Niedrig“, „Mittel“ und „Hoch“.

Fortschritt und Termine validieren

Der Fortschritt wird als ganzer Prozentwert innerhalb des vorgesehenen Eingabebereichs erfasst. Für geplanten Start und geplantes Ende ist ein Datumsfeld mit dem Format TT.MM.JJJJ vorgesehen.

Formelfelder nicht überschreiben

Dauer, Kostenabweichung, Terminstatus und Statuswert sind berechnete Spalten. Die Anleitung weist darauf hin, diese Spalten nicht zu überschreiben. Fehlende Start- oder Enddaten lassen die Dauer leer; fehlende Budget- oder Ist-Kosten lassen die Kostenabweichung leer.

Arbeitsstand regelmäßig aktualisieren

Pflege Status, Fortschritt, geplante Termine sowie Budget und Ist-Kosten im Tabellenblatt „Projektstrukturplan“. So können die Kennzahlen im Dashboard den eingetragenen Stand auswerten.

Termin- und Kostenstatus einordnen

Der Terminstatus wird aus dem geplanten Ende, dem aktuellen Datum und dem Fortschritt abgeleitet. Kostenabweichungen und überfällige Arbeitspakete werden durch die vorhandene bedingte Formatierung hervorgehoben.

Grenze der vorbereiteten Bereiche

Die Eingabebereiche, Formeln, Datenüberprüfungen und Diagrammquellen sind bis einschließlich Zeile 101 vorbereitet. Bei zusätzlichen Arbeitspaketen außerhalb dieses Bereichs müssen diese vorbereiteten Bereiche entsprechend angepasst werden.