Kostenlose Excel Vorlage für die Messeplanung mit Checkliste (2026)

Arbeite die Tabellenblätter in dieser Reihenfolge durch, damit die Stammdaten und Auswertungen zusammenpassen.

1. Trage im Tabellenblatt „Messe-Steckbrief“ die Veranstaltungsdaten, Termine, Zuständigkeiten, Ziele und weitere Stammdaten ein.
2. Ergänze im Tabellenblatt „Checkliste“ Aufgaben, Phasen, Kategorien, Verantwortliche, Prioritäten, Start- und Fälligkeitsdaten sowie Status und Fortschritt.
3. Pflege im Tabellenblatt „Budget“ die Kostenpositionen mit geplantem Budget, Ist-Kosten, Fälligkeit, Zahlungsangaben und der Kennzeichnung Netto oder Brutto.
4. Erfasse Personal, Dienstleister, Produkte und Exponate in den jeweils vorgesehenen Tabellenblättern und ergänze bei Bedarf Leads im Tabellenblatt „Leads“.
5. Bearbeite nach der Messe die Aufgaben im Tabellenblatt „Nachbereitung“ und prüfe anschließend die zusammengefassten Werte im „Dashboard“.

Kontrolliere vor der Auswertung insbesondere leere Pflichtangaben, Datumsfolgen, Statuswerte, Kostenangaben und die Kennzeichnung Netto oder Brutto.

Stammdaten zuerst erfassen

Im Tabellenblatt „Messe-Steckbrief“ trägst du unter anderem Veranstaltungstitel, Veranstalter, Veranstaltungsort, Halle, Standnummer, Standgröße, Messebeginn und Messeende ein. Ergänzt werden Aufbau- und Abbauzeiten, Projektleitung, Stellvertretung, Abteilung, Budgetverantwortung, Messeziel und Zielgruppe.

Termine für die weitere Planung

Die Datumsfelder des Steckbriefs dienen als zentrale Ausgangsdaten. Das Tabellenblatt prüft, ob Messeende nicht vor dem Messebeginn liegt und ob Aufbau- sowie Abbauzeit in der vorgesehenen zeitlichen Beziehung zur Messe liegen.

Aufgabenstatus einordnen

Das Dashboard zählt Gesamtaufgaben, erledigte und offene Aufgaben sowie Aufgaben, deren Fälligkeit überschritten ist. Zusätzlich zeigt die Statusübersicht die Anzahl für „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Wartet auf Rückmeldung“, „Erledigt“ und „Entfällt“.

Budget und Projektumfang auswerten

Für das Budget stellt das Dashboard geplante Kosten, Ist-Kosten und die Budgetabweichung zusammen. Weitere Kennzahlen beziehen sich auf den Fortschritt, die Anzahl der Leads, qualifizierte Leads, eingeplantes Personal und offene Nachbereitungsaufgaben.

Dropdowns und Zahlenbereiche verwenden

Für ausgewählte Felder stehen Dropdown-Listen bereit, etwa für Phasen, Kategorien, Prioritäten, Statuswerte, Rollen, Schichten, Lead-Status und Dienstleisterstatus. Zahlenfelder für Mengen, Kosten und Fortschritt besitzen ebenfalls Eingabeprüfungen.

Datums- und Statusangaben prüfen

Datumsfelder werden auf gültige Datumswerte geprüft. In der Checkliste berechnet die Vorlage Resttage und kennzeichnet Aufgaben als überfällig, wenn das Fälligkeitsdatum überschritten ist und der Status nicht „Erledigt“ oder „Entfällt“ lautet. Für Leads gibt es eine entsprechende Kennzeichnung für überfällige Follow-ups.

Folgen unvollständiger Eingaben

Berechnete Kennzahlen hängen von den ausgefüllten Aufgaben, Kosten, Leads und Nachbereitungszeilen ab. Neue Zeilen müssen deshalb in den vorgesehenen Eingabefeldern gepflegt werden, damit die vorhandenen Formeln und Übersichten sie berücksichtigen.

Formelzellen und Listen schützen

Überschreibe keine grau markierten Formelzellen. Verwende die vorgesehenen Dropdown-Listen für einheitliche Werte und lösche das Tabellenblatt „Listen“ nicht, da Eingabefelder darauf verweisen.

Personen- und Leaddaten bewusst erfassen

Erfasse in den Tabellenblättern „Personal“ und „Leads“ nur notwendige personenbezogene Daten für den geschäftlichen Zweck. Die Vorlage ersetzt keine interne Prüfung von Zugriffsrechten, Informationspflichten, Einwilligungen oder Aufbewahrung.

Budgetdaten einheitlich kennzeichnen

Budgetbeträge können netto oder brutto eingetragen werden. Die Kennzeichnung muss eindeutig gepflegt werden; Umsatzsteuersätze sind nach den Unternehmensvorgaben zu verwenden.