Kostenlose Excel Vorlage für die Qualifikationsmatrix (2026)

Bearbeite zuerst die Mitarbeitendendaten und Bewertungen in der Qualifikationsmatrix. Danach pflegst du die Termine und liest die Ergebnisse in der Übersicht ab.

1. Öffne das Blatt „Qualifikationsmatrix“ und erfasse Mitarbeitenden-Nr., Name, Abteilung, Standort, Funktion und Eintrittsdatum.
2. Trage für die Kompetenzbereiche „Excel / Office“, „Projektmanagement“, „Arbeitssicherheit“, „Datenschutz / DSGVO“, „Qualitätsmanagement“, „Kundenkommunikation“ und „Führungskompetenz“ ganze Zahlen von 0 bis 4 ein.
3. Prüfe die automatisch berechneten Felder „Durchschnitt“, „Anzahl Stufe 3–4“, „Qualifikationsgrad“ und „Entwicklungsbedarf“.
4. Wechsle zu „Bewertungstermine“ und pflege die letzte Bewertung sowie die nächste Überprüfung in den vorgesehenen Eingabezellen.
5. Öffne „Übersicht“, um Kennzahlen, die Auswertung nach Kompetenz und den hohen Entwicklungsbedarf nach Abteilung zu prüfen.

Kontrolliere vor der Auswertung, dass die Kompetenzwerte vollständig und ausschließlich als ganze Zahlen von 0 bis 4 eingetragen sind.

Stammdaten zuerst erfassen

Im Blatt „Qualifikationsmatrix“ stehen Mitarbeitenden-Nr., Name, Abteilung, Standort, Funktion und Eintrittsdatum vor den Kompetenzfeldern. Neue Mitarbeitende legst du in der nächsten freien Zeile an.

Kompetenzen einheitlich bewerten

Für die sieben Kompetenzbereiche verwendest du ganze Zahlen von 0 bis 4. Die Hinweise ordnen die Werte den Bedeutungen nicht vorhanden, Grundkenntnisse, gute Kenntnisse, sehr gute Kenntnisse und Experte beziehungsweise kann andere anleiten zu.

Abteilung auswählen

Das Feld „Abteilung“ bietet die hinterlegten Auswahlwerte Vertrieb, Personal, Produktion, Qualität, IT, Projektmanagement, Logistik und Kundenservice an.

Qualifikationsgrad und Entwicklungsbedarf

Aus den Kompetenzwerten berechnet die Matrix den Durchschnitt und die Anzahl der Werte ab Stufe 3. Der Qualifikationsgrad lautet abhängig vom Durchschnitt „Sehr gut“, „Gut“, „Ausbaufähig“ oder „Nicht bewertet“. Zusätzlich weist die Vorlage hohen, mittleren oder keinen akuten Entwicklungsbedarf aus.

Übersicht nach Kompetenz

Die Übersicht zeigt je Kompetenz den Durchschnitt, die Anzahl der Bewertungen in den Stufen 3 bis 4 und den daraus abgeleiteten Schulungsbedarf. Die Priorität wird als „Priorität hoch“, „Priorität mittel“ oder „Kein akuter Bedarf“ angezeigt.

Abteilungen vergleichen

Eine weitere Auswertung zählt Mitarbeitende mit hohem Entwicklungsbedarf je hinterlegter Abteilung. Die Übersicht enthält außerdem Diagramme zu Kompetenzdurchschnitten und diesen Abteilungswerten.

Wertebereich beachten

Die Kompetenzfelder G bis M akzeptieren über die Eingabeprüfung ganze Zahlen von 0 bis 4. Andere Werte gehören nicht zur vorgesehenen Bewertungsskala und können die Auswertung verfälschen.

Unvollständige Bewertungen erkennen

Wenn in einer Zeile keine Kompetenzwerte vorhanden sind, bleiben die berechneten Ergebnisfelder leer. Prüfe deshalb, ob die Kompetenzfelder für die betreffende Person ausgefüllt sind.

Automatische Felder nicht überschreiben

Durchschnitt, Anzahl Stufe 3–4, Qualifikationsgrad und Entwicklungsbedarf werden per Formel berechnet. Änderungen an diesen Ergebnisfeldern sind nicht erforderlich.

Termine im eigenen Blatt aktualisieren

Im Blatt „Bewertungstermine“ pflegst du die letzte Bewertung und die nächste Überprüfung. Mitarbeitenden-Nr. und Name werden aus der Qualifikationsmatrix übernommen beziehungsweise automatisch zugeordnet.

Bewertungen regelmäßig fortschreiben

Die Hinweise empfehlen eine Aktualisierung nach Schulungen, Einarbeitung, Projektabschlüssen oder Mitarbeitergesprächen. So bleiben die Kompetenzwerte auf dem jeweiligen Stand.

Personenbezogene Daten schützen

Der Zugriff ist nur berechtigten Personen zu gewähren. Personenbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und ausschließlich für den vorgesehenen Zweck zu verwenden.

Reichweite der Vorlage

Die Vorlage enthält festgelegte Kompetenzbereiche, Abteilungen und Bewertungsfelder. Eigene weitere Kategorien oder automatische Funktionen sind im Manifest nicht ausgewiesen und sollten daher nicht vorausgesetzt werden.